PANDUAN MEMBUAT MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat atau Minutes of Meeting (MoM) adalah penting dalam sesebuah mesyuarat kerana ianya akan menjadi panduan pekerja dan orang yang hadir atau tidak untuk mengetahui hasil keputusan sesuatu mesyuarat. Berikut disertakan cara membuat minit mesyuarat yang berkualiti, lengkap dan mudah.

FORMAT MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

1. TAJUK MINIT MESYUARAT (Catatkan nama mesyuarat)

2. BIL / TAHUN

3. TARIKH

4. MASA

5. TEMPAT

6. KEHADIRAN

6.1. Hadir Senaraikan nama ahli-ahli yang hadir mesyuarat bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat.
        Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut ranking jawatan.

6.2. Hadir Bersama Senaraikan nama pegawai yang bukan ahli tetapi diundang khas untuk
       menghadiri mesyuarat berkenaan.

6.3. Tidak Hadir Bersebab Senaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir dengan sebab.

6.4. Tidak Hadir Tanpa Sebab

        Senaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir tanpa sebab.

6.5. Urus Setia Senaraikan nama urus setia mesyuarat.

7. CATATAN MESYUARAT

7.1. Perutusan Pengerusi Mesyuarat

7.1.1.  Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting atau arahan-arahan kerja yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.

7.1.2.  Semua catatan hendaklah diikuti dengan nota sama ada untuk makluman atau untuk tindakan agensi atau pegawai yang berkenaan. Contoh: Tindakan: Untuk Makluman atau Tindakan: KSPA, KSPS

7.2. Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu Catatan keputusan minit mesyuarat yang

       lepas  iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada

       pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan.

7.3. Perkara-Perkara Berbangkit

7.3.1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

7.3.2. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.
          Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

7.3.3. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

7.4. Perbincangan Kertas Kerja / Laporan Bulanan

7.4.1. Sekiranya ada kertas kerja utama yang telah dibincangkan dalam mesyuarat maka ruangan ini hendaklah merekodkan perkara berikut:

a. Tajuk kertas kerja

b. Agensi / Sektor / Unit yang menyediakan kertas kerja berkenaan.

c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.

d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

e. Pandangan / komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang

    dibangkitkan.

f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu berkenaan dan tindakan susulan yang

    perlu diambil seterusnya.

7.4.2. Sekiranya ada laporan yang yang telah dibentangkan, maka ruangan ini     

          hendaklah merekodkan tajuk dan isi kandungan utama laporan tersebut  

          mengikut apa yang telah dibentangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.

7.5. Hal-Hal Lain

       Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang berkaitan tetapi tidak termasuk dalam

       agenda mesyuarat.

7.6. Penutup

        Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

7.6.1 Ucapan penghargaan dan terima kasih Pengerusi mesyuarat.

7.6.2 Tarikh mesyuarat berikutnya

7.6.3 Catatan mengenai masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan.

8. URUSETIA

    Catatkan nama bahagian / unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat.

9. TARIKH

    Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.